Finanzas TRABAJO INVESTIGACION
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School
University of South Alabama**We aren't endorsed by this school
Course
CBN 614
Subject
Arts & Humanities
Date
Dec 19, 2024
Pages
9
Uploaded by MagistrateTankKookabura36
Universidad San MarcosFinanzasTrabajo de investigaciónEstudianteMichael González RodríguezIII Cuatrimestres 2024
INTRODUCCIÓNEl propósito de este trabajo es analizar y proponer soluciones efectivas para losproblemas más comunes que surgen en el manejo de cuentas y documentos por pagardentro de las empresas. Este proceso, esencial para la estabilidad financiera y operativa,puede verse afectado por diversos factores como la desorganización interna, la falta detecnología adecuada, la ineficiencia en la comunicación entre departamentos y la falta decapacitación del personal. Estos problemas, si no se gestionan correctamente, puedengenerar retrasos en los pagos, errores financieros y un impacto negativo en las relacionescon los proveedores, afectando en última instancia la liquidez y rentabilidad de la empresa.Para desarrollar este trabajo, primero realizaré un análisis detallado de losproblemas más frecuentes relacionados con las cuentas por pagar, identificando sus causasy efectos tanto en el entorno interno de la empresa como en sus relaciones comerciales.Posteriormente, exploraré las posibles soluciones, que incluyen la implementación desistemas automatizados, la mejora de la comunicación interna y la capacitación delpersonal, entre otras estrategias. Finalmente, ejemplificaré cómo estos problemas y soluciones pueden manifestarseen una empresa a través de un caso práctico, con el objetivo de ofrecer un enfoque integralque permita a las empresas mejorar sus procesos de gestión de cuentas por pagar. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROBLEMA
El manejo inadecuado de cuentas y documentos por pagar surge principalmente por unacombinación de desorganización interna, tecnología insuficiente y falta de capacitación.Este problema se manifiesta de varias maneras:1.Retrasos en los pagos:Estos ocurren cuando la empresa no cumple con los plazosestablecidos con sus proveedores, ya sea por desorganización, falta de liquidez oerrores en la planificación del flujo de caja. Este retraso afecta las relacionescomerciales y puede llevar a penalidades económicas.2.Pagos duplicados o incorrectos:La ausencia de un sistema de controlautomatizado o errores humanos al registrar facturas y documentos pueden generarpagos redundantes o por montos equivocados, causando pérdidas innecesarias.3.Falta de verificación de facturas:Cuando no se validan adecuadamente lasfacturas contra órdenes de compra y recepción de bienes, se corre el riesgo de pagarpor productos o servicios que no fueron entregados o contratados.4.Problemas de comunicación interna:Las áreas de compras, contabilidad yfinanzas a menudo no comparten información de manera efectiva, lo que dificulta elseguimiento y manejo adecuado de las cuentas por pagar.La combinación de estos factores crea un entorno propicio para ineficiencias quepueden escalar y comprometer la salud financiera de la empresa.CARACTERÍSTICAS, ELEMENTOS O FACTORES QUE ORIGINAN ELPROBLEMALos problemas en el manejo de cuentas y documentos por pagar tienen diversosorígenes, que pueden agruparse de la siguiente manera:1. Organización interna deficienteFalta de procedimientos estandarizados:Muchas empresas no cuentan conprotocolos claros para la recepción, registro y verificación de facturas.Ausencia de responsables claros:La falta de asignación de roles yresponsabilidades puede provocar que las tareas relacionadas con las cuentas porpagar se ejecuten de manera desordenada.2. Tecnología insuficiente u obsoleta
Dependencia de sistemas manuales:El uso de hojas de cálculo o herramientas noespecializadas aumenta el margen de error.Falta de integración:Sistemas no conectados dificultan la comunicación entreáreas clave como compras, contabilidad y finanzas.3. Problemas de liquidez y planificación financieraFalta de un presupuesto de tesorería:La ausencia de una planificación financieraclara impide prever vencimientos y manejar adecuadamente los flujos de caja.Poca capacidad de negociación:Empresas con problemas de liquidez suelen tenermenor margen para negociar plazos de pago con proveedores.4. Capacidades del personalCapacitación limitada:Los encargados de cuentas por pagar carecen deconocimientos sobre gestión financiera o el uso de tecnología moderna.Altos niveles de rotación:La rotación frecuente de personal puede llevar a unapérdida de conocimiento institucional.5. Fallas en la comunicación internaFragmentación de información:Las áreas de compras, contabilidad y finanzas nosiempre comparten datos clave como órdenes de compra, contratos y vencimientos.CONSECUENCIAS Y EFECTOS DE ESTE PROBLEMA EN LA EMPRESAUn manejo inadecuado de cuentas por pagar tiene repercusiones significativas en laempresa:1. Impacto financieroDrenaje de liquidez:Los pagos duplicados, incorrectos o tardíos afectandirectamente la disponibilidad de recursos financieros para otras áreas de laoperación.Incremento de costos operativos:Sanciones por mora e intereses aumentan losgastos y reducen la rentabilidad.2. Deterioro de relaciones comercialesLos retrasos en los pagos pueden generar desconfianza en los proveedores, quienespodrían imponer términos más estrictos o incluso interrumpir los suministros.3. Riesgo de pérdida de oportunidades
La falta de liquidez puede impedir a la empresa aprovechar descuentos por prontopago u oportunidades de inversión.4. Daño reputacionalEmpresas conocidas por su incumplimiento en los pagos podrán enfrentardificultades para establecer nuevas relaciones comerciales o acceder afinanciamiento externo.POSIBLES SOLUCIONES A ESTE TIPO DE PROBLEMAPara mitigar estos problemas, se pueden implementar diversas soluciones:1. Automatización y tecnologíaImplementar sistemas ERP que automaticen el registro, aprobación y pago defacturas, reduciendo errores humanos.Utilizar herramientas que generen alertas para vencimientos próximos y pagosduplicados.2. Capacitación y desarrollo del personalDiseñar programas de capacitación en gestión financiera y uso de tecnología.Fomentar buenas prácticas administrativas a través de talleres y guías.3. Establecimiento de políticas clarasCrear un manual de procedimientos para el manejo de cuentas por pagar.Asignar responsables y definir indicadores de desempeño clave.4. Planificación financieraDiseñar un presupuesto de tesorería que contemple todos los vencimientos.Realizar auditorías regulares para evaluar la eficiencia de los procesos.5. Negociación con proveedoresBuscar acuerdos que incluyan plazos más flexibles o descuentos por pronto pago.
EJEMPLO PRÁCTICOCaso hipotético:La empresa KAORI S.A., una distribuidora de productos electrónicos enfrentavarios problemas en el manejo de cuentas y documentos por pagar, lo que está afectando suflujo de efectivo y su relación con los proveedores. A continuación, se detallan algunos delos problemas más comunes que se han identificado:1. Retrasos en los pagos a proveedoresProblema:La empresa no está cumpliendo con los plazos establecidos para lospagos a los proveedores debido a la falta de una gestión eficiente de las cuentas por pagar.Esto ha generado que algunos proveedores suspendan el suministro de productos y cobrenintereses adicionales por pagos tardíos.Causa:La falta de un sistema automatizado que rastree las fechas de vencimientode las facturas y la falta de comunicación entre los departamentos de compras ycontabilidad.Impacto: La empresa enfrenta escasez de inventarios y pierde descuentos por pronto pagoque podrían mejorar su rentabilidad.2. Duplicación de pagosProblema:En algunos casos, la empresa ha realizado pagos duplicados a losproveedores por el mismo servicio o producto, debido a la falta de una verificaciónadecuada de las facturas antes de realizar el pago.Causa:La falta de un control centralizado de las facturas recibidas y procesadas, loque provoca que los pagos sean procesados sin una revisión exhaustiva.Impacto: La empresa ha tenido que solicitar reembolsos, lo que ha retrasado el flujo deefectivo y generado una carga administrativa adicional.3. Falta de conciliación entre las cuentas por pagar y los estados financierosProblema:Las cuentas por pagar no están correctamente conciliadas con losestados financieros, lo que dificulta la toma de decisiones financieras precisas y laplanificación del flujo de caja.Causa:La contabilidad no realiza una revisión regular de las cuentas por pagar paraasegurarse de que todos los pagos registrados coincidan con las facturas y con los saldosreportados por los proveedores.
Impacto:La empresa no tiene una visión clara de su deuda real y puede enfrentarproblemas para prever necesidades de liquidez.4. Desorganización en el archivo de documentosProblema:Los documentos relacionados con las cuentas por pagar (facturas,recibos, órdenes de compra) no se archivan correctamente, lo que genera dificultades paralocalizar información cuando se requiere.Causa:El archivo de documentos es manual y no existe una estructura organizadapara el almacenamiento físico y digital.Impacto:El proceso de auditoría se vuelve más lento y se incrementa el riesgo deerrores en los pagos, además de que la empresa no puede demostrar fácilmente que hacumplido con sus obligaciones fiscales.5. Falta de comunicación interna entre departamentosProblema:No existe una comunicación fluida entre el departamento de compras, elde cuentas por pagar y el de contabilidad, lo que provoca que las compras realizadas nosean correctamente registradas en el sistema de pagos, generando retrasos y errores.Causa:Falta de procesos estandarizados para la transmisión de la información decompras y pagos entre departamentos.Impacto:La empresa pierde oportunidades de negociar mejores condiciones con losproveedores y genera conflictos internos debido a la falta de coordinación.
CONCLUSIONESEl manejo inadecuado de cuentas y documentos por pagar es un desafíosignificativo para muchas empresas, afectando no solo la eficiencia operativa, sino tambiénsu salud financiera y relaciones comerciales. Los problemas como retrasos en los pagos,pagos duplicados, falta de conciliación de cuentas y una deficiente organización dedocumentos generan un impacto directo en la liquidez de la empresa, aumentan costosoperativos y deterioran la confianza con los proveedores.Para abordar este problema de manera efectiva, es fundamental implementarsoluciones que aborden las causas subyacentes. La automatización mediante sistemas ERP,la capacitación del personal, la mejora de la comunicación interna y la planificaciónfinanciera rigurosa son pasos esenciales para mejorar la gestión de cuentas por pagar.Además, establecer políticas claras y procedimientos estandarizados contribuirá a reducir laposibilidad de errores y a aumentar la eficiencia operativa.El caso de la empresa XYZ S.A. ilustra cómo estos problemas pueden afectargravemente el flujo de caja y la relación con los proveedores, lo que resalta la importanciade optimizar estos procesos. La implementación de controles adecuados y el uso detecnología moderna pueden evitar situaciones como pagos duplicados o retrasos,permitiendo a las empresas no solo cumplir con sus obligaciones, sino también mejorar surentabilidad y reputación.En resumen, una gestión eficiente de las cuentas por pagar es esencial para mantenerla estabilidad financiera de la empresa, promover relaciones comerciales duraderas ymaximizar el rendimiento económico. Las soluciones propuestas, si se implementanadecuadamente, permitirán a las empresas superar estos desafíos y posicionarsefavorablemente en su sector.
BIBLIOGRAFÍAGitman, L. J., & Zutter, C. J. (2021). Principios de administración financiera. [PDF]. https://economicas.unsa.edu.ar/afinan/informacion_general/book/pcipios-adm-finan-12edi-gitman.pdfHorngren, C. T., Sundem, G. L., & Elliott, J. A. (2020). Contabilidad administrativa. [PDF]. https://books.instituto-idema.org/sites/default/files/Contabilidad%20administrativa%20-%20Charles%20T.%20Horngren%2C%20Gary%20L.%20Sundem%20%26%20William%20O.%20Stratton%20-%2013ed.pdf